Votre soirée d'entreprise, produite de bout en bout
Séminaires, galas, soirées de fin d'année, arbres de Noël, animations commerciales. Une réunion de cadrage, un devis unique, un régisseur nommé qui tient le jour J pendant que vous êtes avec vos invités.
Ce n'est pas mon métier, ça s'ajoute à mon travail et je ne peux pas me permettre que ça rate devant nos clients.
Organiser trois prestataires est un second travail et il n'est pas dans votre fiche de poste
Vous consultez, vous comparez, vous relancez. Vous raccordez trois plannings qui ne se parlent pas, vous arbitrez entre deux fournisseurs qui se contredisent et vous portez la responsabilité de l'ensemble sans en avoir l'autorité.
Tout ce temps est pris sur votre travail réel. Il n'apparaît sur aucune ligne de budget et personne en interne ne le compte comme une charge.
Ce que vous nous confiez n’est pas une prestation technique, c’est votre soirée en moins sur votre semaine de travail : une réunion, un document à valider et le jour J une personne à qui vous ne demandez rien.
Trois dispositifs
Trois formats d'événement professionnel
Ce ne sont pas des forfaits : votre devis reste détaillé, ligne par ligne. Ce sont les trois compositions que nous montons le plus souvent en entreprise.
01 / 03Séminaire et convention
Journée de travail, plénière, lancement de produit, assemblée générale.
Sonorisation des prises de parole et micros HF
Écran, vidéoprojection et régie vidéo
Pupitre, scène basse, habillage aux couleurs de l'événement
Éclairage de plénière, calé pour la captation si elle est prévue
Technicien présent pendant toute la session
Pause et déjeuner, sur le même calendrier que la plénière
Ce qui est prévu en plusUn rétroprojecteur qui ne s'allume pas devant deux cents personnes coûte plus cher que le poste technique entier. Le matériel critique part en double.
02 / 03Soirée de fin d'année
Arbre de Noël, soirée du personnel, remise de médailles, réception de fin d'exercice.
Sonorisation, éclairage d'ambiance et éclairage de piste
Animation, DJ, orchestre ou spectacle
Scène et écran pour les prises de parole et les remises
Animations pour les enfants quand la soirée est familiale
Cocktail, buffet ou service à table
Accueil, vestiaire et signalétique sur site
Ce qui est prévu en plusLe déroulé sépare le protocole du spectacle. Les discours ne se jouent pas sur les réglages de la soirée dansante.
03 / 03Gala et grand format
Gala de fin d'année, anniversaire d'entreprise, soirée client, événement de plusieurs centaines de personnes.
Scène, structure et habillage complet
Diffusion et plan de feu dimensionnés pour la jauge
Tête d'affiche, orchestre ou spectacle contractualisé
Poursuite pour les remises de récompenses
Restauration assise et service en salle
Régisseur nommé et conduite écrite séquence par séquence
Ce qui est prévu en plusAu-delà d'une certaine jauge, la sécurité et l'accessibilité deviennent des obligations. Elles figurent au devis initial, pas en supplément.
Le détail technique
Ce que nous prenons en charge
Voici ce que nous tenons sur un événement professionnel, poste par poste. C'est aussi le vocabulaire dont vous aurez besoin pour justifier votre choix en interne.
Choisissez un poste
Poste 01 sur 4
Animation
Une animation qui ne connaît pas son public tombe à plat.
Une animation ne se choisit pas sur un catalogue, elle se choisit sur un public. Le même blind test emporte un comité d'entreprise et s'éteint dans une salle de camping : ni l'âge, ni la durée d'attention, ni le niveau sonore acceptable n'y sont les mêmes. C'est le format qui se cale sur la salle, jamais l'inverse.
DJ, animateur, maître de cérémonie, orchestre
Formats calés sur l'âge, la jauge et la durée réelle de la soirée
Jeux, quiz, blind test, karaoké, animations de plateau
Sonorisation légère pour les salles communales et les petits volumes
Annonces protocolaires et remises de récompenses prises en charge
Volume sonore mesuré et recalé sur place quand le public est sensible
Répétition du déroulé avec vous, avant le jour J
Dispositifs adaptés aux campings, aux EHPAD et aux comités des fêtes
Ce que vous recevezLe déroulé artistique minuté de la soirée, que vous validez avant la date.
Poste 02 sur 4
Production de spectacles
Un artiste ne se réserve pas, il se contractualise.
Engager un artiste, c'est signer un contrat, déclarer des cotisations, honorer une fiche technique et prévoir des loges. La date n'est que la première ligne. Un engagement mal contractualisé se paie deux fois : à la facture, puis au contrôle.
Recherche et proposition d'artistes, têtes d'affiche, tributes
Contrats, cachets, déclarations sociales et cotisations
Fiches techniques d'artistes négociées avant la signature
Loges, restauration des équipes, hébergement, transport
Négociation des frais annexes, qui sont rarement dans le cachet annoncé
Déclarations SACEM et autorisations d'ouverture au public
Déclaration en préfecture et plan de sécurité quand la jauge l'impose
Sécurité, gardiennage, service de secours quand la jauge l'impose
Ce que vous recevezLe contrat d'engagement, la fiche technique négociée et le calendrier des déclarations obligatoires, avec leurs échéances.
La lumière décide de ce que le public regarde, mais surtout de ce qu'il ne voit pas. C'est aussi le poste qui consomme, donc celui qui se heurte au tableau électrique du lieu. Un plan de feu se dessine après le repérage et jamais avant : c'est la puissance réellement disponible qui fixe ce qu'on peut accrocher.
Plan de feu dessiné à partir du repérage, pas d'un plan de salle
Découpes, lyres, barres à LED, machines à effets
Pupitre et conduite écrite séquence par séquence, jouée en direct par un opérateur
Éclairage d'ambiance et de circulation pour le public
Blocs de puissance, câblage et bilan de charge vérifié
Poursuite pour les prises de parole et les remises de récompenses
Groupe électrogène chiffré au devis quand le tableau du lieu ne suffit pas
Éclairage de sécurité maintenu pendant toute l'exploitation
Ce que vous recevezLe plan de feu et le bilan de charge du poste, au format que la commission de sécurité attend.
L'événement commence sur le parking, pas quand le rideau s'ouvre.
Un invité s'est déjà fait une opinion avant d'avoir vu la scène : il a cherché l'entrée, fait la queue au vestiaire, ou tourné dans le hall sans savoir où aller. Ces trois minutes ne sont dans aucune fiche technique. Ce sont pourtant elles qui décident de l'humeur d'une salle.
Accueil du public, vestiaire, orientation, gestion des files
Signalétique et fléchage sur site, aux normes d'accessibilité
Ce qui se passe entre votre appel et la fin de votre événement
De la réunion de cadrage au bilan écrit. Ouvrez l'étape qui vous intéresse.
Cliquez sur une étape pour l’ouvrir
La réunion de cadrage
Une seule réunion, avec les bonnes questions posées d'emblée : objectif de la soirée, effectif, invités extérieurs ou non, prises de parole prévues, contraintes de la direction, budget arbitré. Vous en ressortez avec une proposition écrite, pas avec une liste de choses à nous renvoyer.
Ce que vous recevezUne proposition chiffrée, poste par poste, présentable en interne.
L'étude technique
Plan d'implantation, fiche technique, bilan de puissance. Si l'événement se tient dans vos locaux, l'étude porte sur vos locaux : hauteur sous plafond, tableau électrique, accès, circulation et sorties de secours. Un atelier de production n'est pas une salle de spectacle et ça se vérifie avant.
Ce que vous recevezLe plan d'implantation à l'échelle et le bilan de puissance du site.
Le programme de la soirée
Discours, remise de récompenses, spectacle, repas, ouverture de la piste. Chaque séquence est minutée et l'ordre est arrêté avec vous. C'est le document que votre direction valide et celui que l'équipe technique joue.
Ce que vous recevezLe déroulé minuté, validé par vous avant la date.
Le jour J
Montage, tests, exploitation. Un régisseur nommé est présent du montage au démontage. Vous ne rebranchez pas un micro pendant le discours du directeur et vous ne courez pas après le prestataire du son : vous êtes avec vos invités.
Ce que vous recevezUne conduite écrite, séquence par séquence. Un seul numéro à composer.
Le bilan
Démontage, remise en état, bilan écrit. Ce qui a manqué est consigné pour l'édition suivante, ce qui a fonctionné est reconduit sans être rediscuté. Sur un événement annuel, c'est ce document qui vous fait gagner du temps l'année d'après.
Ce que vous recevezLe bilan écrit, réutilisable pour préparer l'édition suivante.
Quand s’y prendre
Deux calendriers, selon la saison que vous visez
Un séminaire de rentrée et une soirée de fin d'année ne se réservent pas au même moment. Voici les deux et le délai minimum dans chaque cas.
01Soirée de décembreSe cale entre juin et septembre. Passé la mi-octobre, les samedis de décembre sont pris et les artistes aussi.
02Séminaire de janvierSe cale à l'automne. La période est plus dégagée que décembre, le lieu reste le point tendu.
033 mois avantLe délai courant hors haute saison. Le cadrage, l'étude et le programme tiennent largement.
046 semaines avantPossible sur un séminaire ou une plénière. Un gala avec artiste devient tendu.
Si votre événement est annuel, la meilleure date pour préparer l'édition suivante est la semaine qui suit celle-ci. Le bilan écrit est encore frais et le lieu est encore libre.
Ce que ça donne
Le travail se montre. Il ne se raconte pas.
Ces images viennent de productions livrées. Nous ne les datons pas et nous ne racontons pas d’où elles viennent : ce qui compte est ce qu’elles montrent.
Sans détour
Ce que vous vous demandez sûrement
L'événement se tient dans nos locaux. C'est possible ?
Oui et c'est fréquent. L'étude technique porte alors sur vos locaux : puissance disponible, hauteur sous plafond, circulation, sorties de secours, protection des sols et des machines. Nous vous disons ce qui est faisable en l'état et ce qui demande un aménagement.
Notre direction veut une seule facture. Vous la fournissez ?
Oui. Technique, artistes et restauration figurent sur un seul devis puis sur une seule facture, détaillés poste par poste. C'est aussi ce qui vous permet de retirer une ligne pour tenir le budget sans avoir à renégocier avec trois interlocuteurs.
Peut-on rendre un bon de commande et respecter notre process achats ?
Oui. Le devis est fourni au format que votre service achats attend, avec le détail par poste. Si votre organisation demande des pièces particulières, dites-le au cadrage : les produire après coup est toujours plus long.
Nous voulons filmer ou photographier la soirée. Vous gérez ?
Oui, la captation photo et vidéo se chiffre au devis avec le reste. Dites-le au cadrage plutôt qu'au montage : un éclairage réglé pour l'œil n'est pas réglé pour un capteur et la conduite lumière se construit différemment quand elle sait qu'elle sera filmée. Annoncée le jour même, la demande se solde par des images sombres.
Combien coûte une soirée d'entreprise ?
Contenu à fournir
Un ordre de grandeur pour un arbre de Noël de 200 personnes, un séminaire de 80 et un gala de 400, technique seule puis avec restauration. Le décideur doit pouvoir présenter un chiffre en interne avant de vous appeler.
Proposez-vous des feux d'artifice ?
Contenu à fournir
Ce qui est réellement proposé sur ce poste : artificier interne ou partenaire, agrément, distances de sécurité, déclaration en mairie et en préfecture. PHOTOS.md prévoit un visuel de feu d'artifice en tête de cette page, donc l'offre doit exister avant que la photo soit posée.
Réponse sous 48 heures
Une réunion. Puis vous n'y pensez plus.
Type d'événement, date envisagée, effectif attendu, lieu, budget arbitré si vous en avez un. Cinq lignes suffisent pour qu'on vous rappelle avec de vraies questions.
